Администрирование мероприятия

Администрирование мероприятия – это заключительный и самый важный этап в процессе организации. Компетентный человек находится на месте в течение всего праздника, контролируя все составляющие. Необходимость полного цикла администрирования имеет простое обоснование: координируя и контролируя все процессы подготовки - мы защищаем себя от непредвиденных ситуаций на самом мероприятии.

Администрирование проекта включает в себя ряд задач:

Создание рабочей группы, распределение обязанностей и зон ответственности;
Составление тайминга подготовительных мероприятий и итогового мероприятия;
Составление списка подрядчиков, согласование условий и сроков выполнения задач, промежуточный контроль готовности (звук, свет, декорации, пиротехника и т.д.);
Согласование проведения мероприятия с официальными лицами, службами;
Контроль подготовки, выбранной площадки(оформление площадки, подготовка и обучение персонала);
Утверждение меню, макетов;
Определение промо-персонала, обучение;
Подготовка и утверждение сценарного плана;
Определение и согласование шоу-программы (ведущий, Dj, певцы, танцевальные проекты, артисты оригинального жанра...);
Контроль монтажа, расстановки мебели, оформления;
Генеральная репетиция;
Контроль прибытия персонала на площадку;
Координация мероприятия;
Контроль демонтажа;
Расчет с подрядчиками;
Отчетность для клиента, анализ проведенного мероприятия.